Соглашение об обработке данных (DPA)

GatPilot является сервисом, которым управляет TOPFED WEB S.R.L., общество с ограниченной ответственностью, зарегистрированное в Республике Молдова, IDNO 1026023125543. Юридический адрес компании: Кишинёв, Республика Молдова.

В этом соглашении «мы» означает TOPFED WEB S.R.L., а «вы» означает компанию, которая использует GatPilot. Соглашение является частью Условий и применяется на всех тарифах, включая Free.

Оно применяется всякий раз, когда мы обрабатываем персональные данные от вашего имени как обработчик. Оно заключено в соответствии со статьёй 28 Общего регламента по защите данных (GDPR) и Законом № 195/2024 о защите персональных данных.

Оператором этих данных являетесь вы: вы решаете, зачем и как они обрабатываются. Если вы сами действуете по поручению другого оператора, вы подтверждаете, что вправе давать нам инструкции от его имени.

В отношении вашего аккаунта, выставления счетов, наших форм и сайтов оператором являемся мы. Эту обработку описывает Политика конфиденциальности, а не это соглашение.

Нужна подписанная копия соглашения? Напишите нам на info@gatpilot.com, указав реквизиты вашей компании.

• Условия использования
• Субобработчики
• Политика конфиденциальности

Мы обрабатываем данные только по вашим документально оформленным инструкциям: это соглашение, Условия, настройки в кабинете и ваши письменные запросы. Например, вы выбираете источники каждого ассистента, подключённые каналы и сайты, на которых запускается виджет.

На Custom Ассистент руководителя использует только запросы, написанные командой GatPilot для вашей компании. AI-модель выбирает запрос и период, но не пишет новых запросов.

Мы сообщим вам, если какая-либо инструкция покажется нам противоречащей законодательству о защите данных. В иных целях мы обрабатываем данные, только если этого требует закон, и заранее сообщаем вам об этом, если закон это позволяет.

Мы не используем ваши разговоры и документы в собственных целях: не обучаем на них модели и не продаём их. Отдельно, в течение 13 месяцев, мы храним только записи о стоимости каждого запроса к AI, без текста сообщений.

Доступ к данным имеют только лица, которые эксплуатируют или поддерживают сервис и которым такой доступ необходим. Каждое из них приняло на себя обязательство соблюдать конфиденциальность.

Команда GatPilot обращается к данным вашего аккаунта только для того, чтобы поддерживать работу сервиса и помогать вам, когда вы об этом просите. На Custom она обращается к ним также для того, чтобы настроить Ассистента руководителя.

Наша внутренняя панель показывает настройки Ассистента руководителя: источники без паролей, запросы и отчёты. Команда может выполнить пробный запрос и увидеть полученные строки, а также видит текст отчёта, отправленного из панели. Экрана с разговорами клиентов в ней нет.

Мы защищаем данные мерами, перечисленными ниже, и пересматриваем их, когда меняется сервис.

• Трафик к gatpilot.md, gatpilot.com, кабинету, API и виджету зашифрован (HTTPS), проходит через Cloudflare и зашифрован также на участке до сервера.
• Наши запросы к поставщикам тоже идут по HTTPS: OpenAI, Anthropic, Google, DeepSeek, Brevo, Expo, Telegram и Viber.
• База данных и приложение работают на сервере Hetzner Online GmbH в Нюрнберге (Германия).
• Дата-центры Hetzner в Нюрнберге, Фалькенштайне и Хельсинки сертифицированы по ISO/IEC 27001:2022; сертификат принадлежит Hetzner, а не GatPilot.
• AI-ключ компании, токены ботов и данные для подключения к вашим системам зашифрованы с помощью AES-256-GCM.
• После сохранения они не показываются целиком: от AI-ключа видны только последние 4 символа.
• Каждая строка в базе данных привязана к своей организации, напрямую или через ассистента, а каждое чтение и каждая запись ограничены вашей организацией.
• Роли определяют, кто что видит: Владелец, Администратор, Агент и Наблюдатель. Агент работает только во входящих, в общем списке разговоров, а Наблюдатель только просматривает разговоры и статистику.
• Паролями управляет Google Firebase: они не проходят через наш сервер и не хранятся в нашей базе данных.
• В новом аккаунте ничего не открывается, пока адрес электронной почты не подтверждён кодом, который хранится только в виде хеша.
• Вы можете ограничить виджет своими сайтами; пока список пуст, виджет запускается на любом сайте.
• На сайте отвечает только Ассистент продаж, а сессия виджета подписана и истекает через 12 часов.
• Сообщения из Telegram принимаются только с установленным нами секретом, а сообщения из Viber принимаются только с подписью Viber.
• Лимиты запросов защищают виджет, тестовый чат и коды подтверждения от автоматизированных злоупотреблений.
• Загруженные файлы хранятся на нашем сервере только до извлечения текста; затем мы их удаляем.
• GatPilotBot не может читать адреса во внутренних или частных сетях.
• Источники Ассистента руководителя добавляет только команда GatPilot из своей внутренней панели. Мы подключаемся к ним только по публичным адресам, а не во внутренних или частных сетях.
• Ассистент руководителя читает базы данных только в транзакциях на чтение, с ограничением в 10 секунд и не более 200 строк.
• В WooCommerce, Google Sheets и 1С он отправляет только запросы на чтение.
• Внутренняя панель команды GatPilot открывается только для лиц из нашего списка администраторов.
• Удалить аккаунт может только Владелец, повторно введя свой пароль; без входа в течение последних 5 минут удаление отклоняется.
• Копию данных могут скачать только Владелец и Администраторы; ключи, токены и данные для подключения в неё не входят.

Ни одна система не защищена полностью. Если мы узнаём об инциденте, мы действуем, как указано в разделе 10.

Вы даёте нам общее разрешение на привлечение субобработчиков из таблицы на странице «Субобработчики». Каждого из них мы обязываем письменным соглашением защищать данные не хуже, чем предусматривает это соглашение, в той мере, в какой это требуется для работы, которую он выполняет для нас. Мы отвечаем за них перед вами.

Поставщики, отмеченные там как «выбран вами», не являются нашими субобработчиками: провайдер вашего AI-ключа, мессенджеры и ваши системы. О вашем ключе говорится в разделе 07.

Нового субобработчика, в том числе взамен прежнего, мы вносим на страницу «Субобработчики» и сообщаем вам о нём не менее чем за 30 дней до того, как он начнёт получать данные. В течение этого срока вы можете возразить по причинам, связанным с защитой данных. Если мы не найдём решения, вы можете закрыть аккаунт до изменения.

• Субобработчики

На Pro и на Custom ассистенты могут отвечать с вашим AI-ключом от OpenAI, Anthropic, Google или DeepSeek. На Pro без работающего ключа разговоры попадают к человеку.

Вы выбираете провайдера и заключаете договор напрямую с ним. По вашей инструкции мы передаём ему только то, что нужно для ответа.

Он получает инструкции ассистента и 5 самых подходящих фрагментов из его источников. Ещё он получает контактные данные и график работы, показываемые посетителям, время и не более 20 последних сообщений, примерно 6000 символов. Для Ассистента руководителя он получает только его инструкции, дату, разговор и результаты запросов.

Этот провайдер не является нашим субобработчиком. Что он делает с полученными данными, зависит от его условий и от типа вашего аккаунта; прочитайте их, прежде чем выбрать.

Даже с вашим ключом поиск по знаниям выполняется в OpenAI через аккаунт GatPilot.

Мы зарегистрированы в Республике Молдова, в отношении которой Европейская комиссия не принимала решения об адекватном уровне защиты данных. Если вы зарегистрированы в Европейском союзе или в Европейской экономической зоне, передача данных нам является передачей в третью страну.

База данных находится на сервере Hetzner в Нюрнберге (Германия). Команда GatPilot работает в Республике Молдова и обращается к данным оттуда только в случаях, указанных в разделе 04.

Некоторые субобработчики являются компаниями из США: Google, OpenAI, Cloudflare и Expo. На странице «Субобработчики» указано, где находится каждый.

Если вашей компании нужно соглашение о передаче данных, напишите нам на info@gatpilot.com, прежде чем передавать нам данные.

Мы помогаем вам отвечать на запросы субъектов данных: о доступе, исправлении, удалении, ограничении обработки, переносимости и возражении. Если человек пишет нам напрямую, мы передаём вам его запрос и сообщаем ему, что сделали это.

Часть действий вы выполняете сами в кабинете: удаляете источник, участника команды или ассистента со всеми его разговорами. Там же вы скачиваете копию данных аккаунта кнопкой «Descarcă datele» («Скачать данные»).

Отдельный разговор нельзя удалить в кабинете. Для этого напишите нам на info@gatpilot.com: мы удалим его и подтвердим вам удаление.

Если вы не можете скачать копию сами, мы пришлём её по запросу в течение 30 дней.

Мы также предоставляем вам необходимую информацию о выполняемой нами обработке для оценки воздействия на защиту данных или для консультации с надзорным органом.

Если мы узнаём о нарушении безопасности, затрагивающем ваши данные, мы уведомляем владельца аккаунта по email. Мы уведомляем его без неоправданной задержки, не позднее чем через 48 часов после того, как узнали о нарушении.

Мы сообщаем ему то, что знаем на тот момент, и затем дополняем сведения: что произошло, категории и примерное число затронутых лиц и записей. Мы также указываем вероятные последствия и принятые или предлагаемые меры, чтобы вы могли выполнить свои обязанности перед надзорным органом и перед людьми.

Пока вы пользуетесь сервисом, разговоры удаляются автоматически через 30 дней после последнего сообщения на Free и через 365 дней на Pro. На Custom они автоматически не удаляются. Очистка выполняется ежедневно.

Источники, участники команды, AI-ключ и ассистенты сохраняются, пока вы их не удалите; вместе с ассистентом удаляются и его разговоры. Когда вы отключаете канал, мы удаляем его токен.

Тексты отчётов остаются в истории отчёта, пока мы не удалим отчёт по вашему запросу. Каждый отправленный отчёт остаётся также сообщением в разговоре получателя, пока вы не удалите ассистента или аккаунт.

Владелец закрывает аккаунт в кабинете: раздел «Contul meu» («Мой аккаунт»), кнопка «Șterge contul» («Удалить аккаунт»). Если он не может воспользоваться кабинетом, он пишет нам на info@gatpilot.com с адреса аккаунта, и аккаунт удаляем мы.

При закрытии мы сразу удаляем организацию из базы данных со всем, что к ней относится: ассистентами, источниками, разговорами, участниками, каналами, отчётами и ключами. Затем мы просим Telegram и Viber больше не присылать нам сообщения ваших ботов и удаляем из Google Firebase учётные записи для входа пользователей компании.

Нужна копия? Скачайте её в кабинете до закрытия, кнопкой «Descarcă datele» («Скачать данные»). Если вы не можете воспользоваться кабинетом, запросите её на info@gatpilot.com до закрытия, и мы пришлём её в течение 30 дней.

Вне базы данных остаются уже отправленные письма, у их получателей, и сообщения в приложениях Telegram и Viber, у тех, кто их написал. Мы храним только то, что обязаны хранить по закону.

Мы предоставляем вам информацию, подтверждающую, что мы выполняем свои обязанности по статье 28 GDPR. Прежде всего это настоящее соглашение, страница «Субобработчики» и письменные ответы на ваши вопросы.

Если этого недостаточно, вы можете проводить аудит один раз в год, письменно предупредив нас не менее чем за 30 дней. Аудит проводится в наше рабочее время, за ваш счёт, с обязательством соблюдать конфиденциальность; его может провести и назначенный вами аудитор.

Ограничение в один аудит в год не применяется после инцидента или когда этого требует надзорный орган. Аудит не даёт доступа к данным других клиентов.

• У вас есть законное основание для данных, которые вы нам передаёте, и для разговоров, которые ведут ваши ассистенты.
• Вы сообщаете своим клиентам и сотрудникам, что они могут общаться с AI-ассистентом, кто получает данные и сколько хранятся разговоры.
• В Telegram и Viber люди видят имя, которое вы дали боту или ассистенту, а бот в начале сообщает им, что отвечает AI-ассистент.
• В виджете под названием компании отображаются «AI-ассистент» и имя ассистента, каким бы ни было это имя.
• Вы вправе использовать документы, страницы и системы, которые подключаете.
• Вы не передаёте нам особые категории данных без необходимости, а если это необходимо, заранее сообщаете нам.
• Вы задаёте сайты, на которых запускается виджет, и удаляете из списка участников команды, которые у вас больше не работают.
• Вы сообщаете нам на info@gatpilot.com, если подозреваете, что кто-то неправомерно вошёл в ваш аккаунт.

Ответственность каждой из сторон по этому соглашению ограничена пределами, установленными в Условиях, в той мере, в какой это допускает закон.

• Условия использования: гарантии и ответственность

Приоритет имеет письменное соглашение, подписанное обеими сторонами. Затем, во всём, что касается персональных данных, следует это соглашение, а затем Условия.

Когда мы меняем в соглашении что-то важное, мы уведомляем вас так же, как при изменении Условий. Дата и действующая версия указаны вверху страницы.

• Условия использования: когда меняются условия