Acordul de prelucrare a datelor (DPA)

GatPilot este un serviciu operat de TOPFED WEB S.R.L., societate cu răspundere limitată înregistrată în Republica Moldova, cu IDNO 1026023125543. Sediul firmei este în Chișinău, Republica Moldova.

În acest acord, „noi” înseamnă TOPFED WEB S.R.L., iar „tu” înseamnă firma care folosește GatPilot. Acordul face parte din Termeni și se aplică pe toate planurile, inclusiv Free.

Se aplică ori de câte ori prelucrăm date personale în numele tău, ca persoană împuternicită. E încheiat după articolul 28 din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR) și după Legea nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal.

Tu ești operatorul acestor date: tu decizi de ce și cum se prelucrează. Dacă lucrezi pentru alt operator, confirmi că ai dreptul să ne dai instrucțiuni în numele lui.

Pentru contul tău, pentru facturare, pentru formularele și site-urile noastre, operatorul suntem noi. Pe acestea le descrie Politica de confidențialitate, nu acest acord.

Vrei o copie semnată a acordului? Scrie-ne la info@gatpilot.com, cu datele firmei tale.

• Termeni și condiții
• Subîmputerniciți
• Politica de confidențialitate

Prelucrăm datele doar după instrucțiunile tale documentate: acest acord, Termenii, setările din panou și cererile tale scrise. De exemplu, tu alegi sursele fiecărui asistent, canalele conectate și site-urile pe care pornește widgetul.

Pe Custom, Asistentul Management folosește doar interogările scrise de echipa GatPilot pentru firma ta. Modelul AI alege interogarea și perioada, dar nu scrie interogări noi.

Te anunțăm dacă o instrucțiune ni se pare contrară legii privind protecția datelor. Prelucrăm datele în alt scop doar dacă legea ne obligă și te anunțăm înainte, dacă legea ne permite.

Nu folosim conversațiile și documentele tale în scop propriu: nu antrenăm modele cu ele și nu le vindem. Păstrăm separat, 13 luni, doar evidența costului fiecărui apel AI, fără textul mesajelor.

Au acces la date doar persoanele care operează sau susțin serviciul și au nevoie de acest acces. Fiecare dintre ele s-a obligat să păstreze confidențialitatea.

Echipa GatPilot intră în datele contului tău doar ca să țină serviciul în funcțiune și ca să te ajute când ne ceri. Pe Custom, intră și ca să configureze Asistentul Management.

Panoul nostru intern arată configurarea Asistentului Management: sursele, fără parole, interogările și rapoartele. Echipa poate rula o interogare de probă, cu rândurile primite, și vede textul unui raport trimis din panou. Nu are niciun ecran cu conversațiile clienților.

Protejăm datele prin măsurile de mai jos și le revizuim când se schimbă serviciul.

• Traficul spre gatpilot.md, gatpilot.com, panou, API și widget e criptat (HTTPS), trece prin Cloudflare și e criptat și până la server.
• Cererile noastre către furnizori pleacă tot prin HTTPS: OpenAI, Anthropic, Google, DeepSeek, Brevo, Expo, Telegram și Viber.
• Baza de date și aplicația rulează pe un server Hetzner Online GmbH din Nürnberg, Germania.
• Hetzner are certificarea ISO/IEC 27001:2022 pentru centrele de date din Nürnberg, Falkenstein și Helsinki; certificarea e a Hetzner, nu a GatPilot.
• Cheia AI a firmei, tokenurile boților și datele de conectare la sistemele tale sunt criptate cu AES-256-GCM.
• Nu se mai afișează întregi: din cheia AI se văd doar ultimele 4 caractere.
• Fiecare rând din baza de date e legat de organizația lui, direct sau prin asistent, iar fiecare citire și scriere e limitată la organizația ta.
• Rolurile decid cine ce vede: Proprietar, Administrator, Agent și Vizitator. Agentul lucrează doar în inbox, căsuța comună a conversațiilor, iar Vizitatorul doar citește conversațiile și statisticile.
• Parolele le gestionează Google Firebase: nu trec prin serverul nostru și nu stau în baza noastră de date.
• Un cont nou nu deschide nimic până nu își confirmă adresa de email cu un cod, păstrat doar ca hash.
• Poți limita widgetul la site-urile tale; cât timp lista e goală, widgetul pornește pe orice site.
• Pe site răspunde doar Asistentul Vânzări, iar sesiunea widgetului e semnată și expiră după 12 ore.
• Mesajele de pe Telegram intră doar cu secretul stabilit de noi, iar cele de pe Viber doar cu semnătura Viber.
• Limitele de cereri protejează widgetul, chatul de test și codurile de confirmare de folosirea automată abuzivă.
• Fișierele încărcate stau doar până extragem textul, pe serverul nostru; apoi le ștergem.
• GatPilotBot nu poate citi adrese din rețele interne sau private.
• Sursele Asistentului Management le adaugă doar echipa GatPilot, din panoul ei intern. Ne conectăm la ele doar pe adrese publice, nu în rețele interne sau private.
• Asistentul Management citește bazele de date doar în tranzacții de citire, cu o limită de 10 secunde și cel mult 200 de rânduri.
• La WooCommerce, Google Sheets și 1C trimite doar cereri de citire.
• Panoul intern al echipei GatPilot se deschide doar pentru persoanele din lista noastră de administratori.
• Contul îl poate șterge doar Proprietarul, după ce își introduce din nou parola; fără o autentificare din ultimele 5 minute, ștergerea e refuzată.
• Copia datelor o descarcă doar Proprietarul și Administratorii; cheile, tokenurile și datele de conectare nu intră în ea.

Niciun sistem nu e complet sigur. Dacă aflăm de un incident, procedăm ca în secțiunea 10.

Ne dai o autorizare generală pentru subîmputerniciții din tabelul de pe pagina Subîmputerniciți. Pe fiecare îl obligăm printr-un acord scris să protejeze datele cel puțin ca acest acord, cât cere ce face pentru noi. Răspundem față de tine pentru ei.

Furnizorii marcați acolo „ales de tine” nu sunt subîmputerniciții noștri: furnizorul cheii tale AI, platformele de mesagerie și sistemele tale. Despre cheia ta scriem în secțiunea 07.

Un subîmputernicit nou sau înlocuit îl trecem pe pagina Subîmputerniciți și te anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte să primească date. Te poți opune în acest termen, din motive legate de protecția datelor. Dacă nu găsim o soluție, poți închide contul înainte de schimbare.

• Subîmputerniciți

Pe Pro și pe Custom, asistenții pot răspunde cu cheia ta AI, la OpenAI, Anthropic, Google sau DeepSeek. Pe Pro, fără o cheie care funcționează, conversațiile ajung la un om.

Tu alegi furnizorul și ai contract direct cu el. Din instrucțiunea ta, îi trimitem doar ce îi trebuie pentru un răspuns.

Primește instrucțiunile asistentului și cele mai potrivite 5 fragmente din sursele lui. Mai primește datele de contact și programul afișate vizitatorilor, ora și cel mult 20 de mesaje recente, circa 6.000 de caractere. Pentru Asistentul Management primește doar instrucțiunile lui, data, conversația și rezultatele interogărilor.

Acel furnizor nu e subîmputernicitul nostru. Ce face el cu datele primite depinde de termenii lui și de tipul contului tău; citește-i înainte să alegi.

Chiar și cu cheia ta, căutarea în cunoștințe trece prin OpenAI, pe contul GatPilot.

Suntem stabiliți în Republica Moldova, pentru care Comisia Europeană nu a adoptat o decizie de adecvare. Dacă ești stabilit în Uniunea Europeană sau în Spațiul Economic European, trimiterea datelor către noi este un transfer către o țară terță.

Baza de date stă pe serverul Hetzner din Nürnberg, Germania. Echipa GatPilot lucrează din Republica Moldova și accesează datele de acolo, doar în cazurile din secțiunea 04.

Unii subîmputerniciți sunt companii din SUA: Google, OpenAI, Cloudflare și Expo. Pagina Subîmputerniciți arată unde e fiecare.

Dacă firma ta are nevoie de un acord de transfer înainte să ne trimită date, scrie-ne la info@gatpilot.com înainte să începi.

Te ajutăm să răspunzi cererilor persoanelor vizate: acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție. Dacă o persoană ne scrie direct, îți trimitem cererea și îi spunem că am făcut asta.

O parte le faci singur, din panou: ștergi o sursă, un membru al echipei sau un asistent, cu toate conversațiile lui. Tot din panou descarci o copie a datelor contului, cu „Descarcă datele”.

O conversație anume nu se poate șterge din panou. Pentru ea, scrie-ne la info@gatpilot.com: o ștergem noi și îți confirmăm.

Dacă nu poți descărca singur copia, ți-o trimitem la cerere, în cel mult 30 de zile.

Îți dăm și informațiile de care ai nevoie, despre prelucrarea făcută de noi, pentru o evaluare de impact sau o consultare cu autoritatea.

Dacă aflăm de o încălcare a securității care îți atinge datele, îl anunțăm pe proprietarul contului prin email. Îl anunțăm fără întârziere nejustificată, în cel mult 48 de ore de când aflăm.

Îi spunem ce știm atunci și revenim cu detalii: ce s-a întâmplat, categoriile și numărul aproximativ de persoane și de înregistrări. Adăugăm urmările probabile și măsurile luate sau propuse, ca să îți poți îndeplini obligațiile față de autoritate și față de oameni.

Cât folosești serviciul, conversațiile se șterg automat la 30 de zile de la ultimul mesaj pe Free și la 365 de zile pe Pro. Pe Custom nu se șterg automat. Curățarea rulează zilnic.

Sursele, membrii echipei, cheia AI și asistenții rămân până îi ștergi tu; ștergerea unui asistent îi șterge și conversațiile. Când deconectezi un canal, îi ștergem tokenul.

Textele rapoartelor rămân în istoricul raportului până ștergem raportul, la cererea ta. Fiecare raport trimis rămâne și ca mesaj în conversația destinatarului, până ștergi asistentul sau contul.

Proprietarul închide contul din panou, la „Contul meu”, cu „Șterge contul”. Dacă nu poate folosi panoul, ne scrie la info@gatpilot.com de pe adresa contului, iar noi îl ștergem.

La închidere, ștergem imediat organizația din baza de date, cu tot ce ține de ea: asistenți, surse, conversații, membri, canale, rapoarte și chei. Apoi cerem platformelor Telegram și Viber să nu ne mai trimită mesajele boților tăi și ștergem din Google Firebase conturile de autentificare ale utilizatorilor firmei.

Vrei o copie? Descarc-o din panou înainte de închidere, cu „Descarcă datele”. Dacă nu poți folosi panoul, cere-o la info@gatpilot.com înainte de închidere și ți-o trimitem în cel mult 30 de zile.

Rămân în afara bazei de date emailurile deja trimise, la destinatarii lor, și mesajele din aplicațiile Telegram și Viber, la cei care le-au scris. Păstrăm doar ce ne obligă legea să păstrăm.

Îți punem la dispoziție informațiile care arată că ne respectăm obligațiile din articolul 28 GDPR. În principal: acest acord, pagina Subîmputerniciți și răspunsuri scrise la întrebările tale.

Dacă nu ajung, poți face un audit o dată pe an, cu un preaviz scris de cel puțin 30 de zile. Auditul are loc în programul nostru, pe costul tău, cu obligația de confidențialitate, și îl poate face și un auditor numit de tine.

Limita de un audit pe an nu se aplică după un incident sau când o cere o autoritate de supraveghere. Un audit nu dă acces la datele altor clienți.

• Ai temei legal pentru datele pe care ni le dai și pentru conversațiile purtate de asistenții tăi.
• Îți informezi clienții și angajații că pot vorbi cu un asistent AI, cine primește datele și cât se păstrează conversațiile.
• Pe Telegram și Viber, oamenii văd numele dat de tine botului sau asistentului, iar botul le spune la început că răspunde un asistent AI.
• În widget, sub numele firmei apare „Asistentul AI” și numele asistentului, oricare ar fi numele.
• Ai dreptul să folosești documentele, paginile și sistemele pe care le conectezi.
• Nu ne dai categorii speciale de date dacă nu e nevoie, iar dacă e nevoie, ne anunți înainte.
• Setezi site-urile pe care pornește widgetul și scoți din listă membrii echipei care au plecat.
• Ne anunți la info@gatpilot.com dacă bănuiești că cineva a intrat fără drept în contul tău.

Răspunderea fiecăruia dintre noi după acest acord urmează limitele din Termeni, în măsura permisă de lege.

• Termeni și condiții: garanții și răspundere

Un acord scris, semnat de amândoi, are prioritate. Urmează acest acord, pentru tot ce ține de datele personale, apoi Termenii.

Când schimbăm ceva important în acord, te anunțăm ca la schimbarea Termenilor. Data și versiunea în vigoare sunt sus pe pagină.

• Termeni și condiții: când se schimbă termenii