Politica de confidențialitate
Ultima actualizare: 2 octombrie 2026
1. Cine suntem
Această politică explică cum TOPFED WEB S.R.L., companie înregistrată în Republica Moldova (IDNO 1026023125543, sediul: s. Pepeni, r-nul Sîngerei, MD-6234), care dezvoltă și operează GatPilot („GatPilot”, „noi”), colectează și prelucrează datele cu caracter personal atunci când vizitezi gatpilot.md sau gatpilot.com, folosești aplicația GatPilot ori scrii unui asistent GatPilot. Pentru orice întrebare despre datele tale ne scrii la info@gatpilot.com.
2. Pe cine acoperă politica
Distingem două situații. (a) Clienții de afaceri care își creează asistenți în contul GatPilot și colegii pe care îi invită în dashboard: pentru datele lor, noi suntem operatorul. (b) Persoanele care scriu asistenților unui client: clienții firmei (Asistent Vânzări), angajații adăugați ca membri de echipă (Asistent Echipă) și persoanele care primesc rapoarte (Asistent Management). Pentru aceste conversații, operatorul este firma client, iar noi suntem persoana împuternicită, care prelucrează datele doar după instrucțiunile ei.
3. Ce date colectăm
Date de cont: nume, email, companie, rolul în echipă. Date de facturare: datele companiei, planul și istoricul plăților, fără datele cardului. Cunoștințele asistenților: documentele încărcate și textul paginilor publice pe care ni le indici. Conversații: mesajele scrise asistenților pe orice canal, răspunsurile asistentului și ale colegilor, ora și canalul. Membrii echipei: numele și numărul de telefon sau contul Telegram introduse de client. Integrări (planul Custom): datele citite din sistemele clientului, doar cu acces de citire. Chei și tokenuri: cheile AI ale clientului și tokenurile canalelor, păstrate criptat. Date tehnice: adresa IP, browserul, dispozitivul, jurnalele de utilizare. Formulare: datele trimise prin formularele de pe site.
4. Ce nu colectăm
Nu stocăm datele cardului: plata e procesată de maib pe gatpilot.md, de Stripe pe gatpilot.com și de Apple în aplicația iOS. Nu înregistrăm audio și nu prelucrăm apeluri telefonice. Persoanele care scriu asistentului nu trebuie să ne dea date personale ca să primească un răspuns.
5. Cum folosim datele
Ca asistenții să răspundă din documentele și datele contului tău; ca să îți arătăm conversațiile în inbox și să trimitem rapoartele cerute; ca să administrăm contul, facturarea și suportul; ca să măsurăm costul și calitatea răspunsurilor; ca să securizăm și să îmbunătățim serviciul; ca să respectăm obligațiile legale.
6. Nu antrenăm modele cu datele tale
Documentele și conversațiile din contul tău nu sunt folosite pentru antrenarea niciunui model, nici al nostru, nici al furnizorilor, și nu sunt văzute de alți clienți. Furnizorul AI primește doar textul necesar unui răspuns, prin API, conform termenilor lui de API, care exclud antrenarea. În planurile Pro și Custom cererile pleacă cu cheia ta AI, iar relația contractuală cu furnizorul ales este direct a ta.
7. Temeiurile legale
Prelucrăm datele în baza executării contractului, a consimțământului tău (de exemplu pentru comunicările de marketing), a intereselor noastre legitime (securitatea și îmbunătățirea serviciului) și a obligațiilor legale. Prelucrarea se face în conformitate cu Legea nr. 133/2011 privind protecția datelor cu caracter personal din Republica Moldova și, acolo unde se aplică, cu Regulamentul GDPR al UE.
8. Unde sunt stocate datele
Datele sunt stocate pe servere în Uniunea Europeană, în Germania. În planul Custom, la cerere, ele pot fi stocate în Republica Moldova sau pe serverul companiei tale. Echipa GatPilot lucrează din Republica Moldova și accesează datele doar pentru operarea serviciului și pentru suportul cerut de tine; pentru datele care intră sub GDPR, acest acces este acoperit de clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene.
9. Informarea persoanelor care scriu asistentului
Asistentul se prezintă ca asistent AI al firmei și spune când preia un coleg. Clienții noștri rămân responsabili să își informeze clienții și angajații, acolo unde legea o cere, că discuția poate fi purtată de un asistent AI și că mesajele sunt păstrate.
10. Persoane împuternicite
Nu vindem date cu caracter personal. Le partajăm doar cu furnizorii care ne ajută să operăm serviciul, obligați prin clauze de protecție a datelor: găzduirea, în Germania; furnizorii de modele AI (OpenAI și DeepSeek pentru modelul nostru; în Pro și Custom, furnizorul ales de tine, cu cheia ta); Google Firebase, pentru autentificare; Brevo, pentru email; Cloudflare, pentru rețea și protecție; maib, Stripe și Apple, pentru plăți; platformele de mesagerie pe care le conectezi (Telegram, Viber, WhatsApp). Transmitem date autorităților doar când legea o cere.
11. Cât păstrăm datele
Conversațiile: 30 de zile în planul Free, 365 de zile în Pro, fără limită în Custom, apoi se șterg. Documentele: până le ștergi tu. Datele de cont: cât timp contul e activ; după închiderea contului se șterg definitiv în 30 de zile. Copiile de siguranță se păstrează 30 de zile. Datele de facturare: cât cer legile fiscale și contabile.
12. Securitate
Comunicarea cu site-ul, dashboard-ul și API-ul se face criptat (TLS). Cheile AI și tokenurile canalelor sunt păstrate criptat și nu mai sunt afișate după salvare. Accesul în dashboard se face pe roluri (proprietar, administrator, agent), iar fiecare cerere este limitată la datele organizației tale.
13. Drepturile tale
Poți cere acces la datele tale, corectarea sau ștergerea lor, restricționarea prelucrării, portabilitatea, precum și retragerea consimțământului acolo unde acesta este temeiul. Scrie-ne la info@gatpilot.com și îți răspundem în termenele prevăzute de lege. Dacă ai scris asistentului unei firme, adresează-te întâi acelei firme; o ajutăm să îți răspundă. Ai dreptul să depui o plângere la Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal (Moldova) sau, în UE, la autoritatea de supraveghere din țara ta.
14. Modificări și contact
Putem actualiza această politică; versiunea în vigoare este mereu cea de pe această pagină, cu data ultimei actualizări. Întrebări: info@gatpilot.com.